Voorjaarsschoonmaak in uw contractmanagement?…10 tips

Vertrouwen is goed controle is soms ook beter.... Doordenderen.nu

Alle begin is moeilijk…

Misschien herken je het wel: de inkoop van een facilitaire dienst/product is grondig gedaan, het contract wordt getekend….het contract verdwijnt ergens in een la of kast (gechargeerd). En zo kan het jaren duren voordat er iemand (of Doordenderen)  in de organisatie bepaalde zaken constateert die niet helemaal stroken met de contractafspraken. Misschien is het voorjaar eens een mooie tijd om de contracten eens echt te gaan managen, zeg maar “de voorjaarsschoonmaak” pak die spreekwoordelijke emmer sop en aan de slag -:)

 

10 tips:

  1. Stel voor uw facilitaire contracten in het algemeen vast welke service levels belangrijk zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan klachten, managementinformatie, kosten.
  2. Bepaal per dienst (catering, beveiliging, groenvoorziening, schoonmaak enz.) vooraf welke afgeleide service levels belangrijk zijn, en hoe belangrijk die zijn. Bijvoorbeeld kwaliteit, communicatie (ziektemeldingen), ROI.
  3. Bepaal vooraf wat de consequenties kunnen zijn van het wel of niet halen van de afgesproken service levels (bijvoorbeeld bonusmalusafspraken, boetebeding, contractontbinding).
  4. Geef de leverancier de kans een en ander goed in te richten. Een optie is om bijvoorbeeld de eerste drie maanden van het contract de kpi’s wel te meten, maar die nog niet mee te laten tellen voor de leveranciersbeoordeling.
  5. Bedenk vooraf op welke wijze de resultaten gemeten gaan worden: welke managementinformatie is gewenst (meten is weten, maar vraag alleen die  informatie op die werkelijk relevant is) en hoe en door wie op welk moment wordt die informatie aangeleverd? Wat ga je ermee doen?
  6. Vraag niet allerlei ingewikkelde, afwijkende formats voor de managementinformatie: maak gebruik van de kennis en ervaring van de leverancier.
  7. Toets tijdig – tijdens het inkoopproces – of toezeggingen vanuit sales in de daadwerkelijke uitvoering ook reëel en haalbaar zijn. Laat bijvoorbeeld de beoogd rayonmanager aansluiten bij de gesprekken.
  8. Ga er niet van uit dat iedereen die bij het contract betrokken is in één keer begrijpt wat wordt bedoeld: licht tijdens de implementatie het SLA mondeling toe aan de betrokkenen, zoals de contractverantwoordelijke bij de leverancier.
  9. Een SLA is een dynamisch document: de contractmanager evalueert periodiek (kwartaal/per maand) de afspraken en zorgt voor finetuning van de kpi’s.
  10. Last but not least: contractmanagement doe je SAMEN: het is een proces van zowel opdrachtgever als leverancier.

Wij hopen je alvast een mooi stuk op weg te helpen met het goed inrichten van uw (facilitaire) contracten. Wij gebruiken hiervoor www.mochadocs.com wat erg makkelijk, gebruikersvriendelijk en overzichtelijk werkt en dat maakt het starten met de schoonmaak wat eenvoudiger denken wij… maar er is natuurlijk een zee aan aanbieders…

Succes!

Jeroen van Denderen

www.doordenderen.nu 

www.defacilitairecooperatie.nl 

jeroen@doordenderen.nu

 

Checklist inkooptraject schoonmaak

Schoonmaak Doordenderen.nu
Wat komt er allemaal bij kijken bij de start van een inkooptraject binnen de schoonmaakmarkt? Op welke dingen moet u letten en wat zijn de valkuilen? Onderstaand vind u een checklist, die u helpt de juiste keuzes te maken.

De checklist bestaat uit de start van het inkooptraject, de strategie, interne analyse en externe analyse.

1. De start van het inkooptraject

In de startfase wordt een document samengesteld dat de volgende zaken op hoofdlijnen beschrijft:

  1. Doel van de aanbesteding;
  2. Scope;
  3. Samenstelling projectteam;
  4. Planning en randvoorwaarden;
  5. Belangrijke risico’s en/of kansen;
  6. Stakeholderanalyse en daaraan gekoppeld een governancestructuur (wie beslist waarover) en communicatieplan (wie communiceert met wie waarover);
  7. Uit te voeren interne en externe analyses.

2. De strategie

Tijdens de strategiefase worden gefundeerde besluiten genomen over de volgende
vraagstukken:

  1. Welke aanbestedingsprocedure wordt gekozen en waarom?
  2. Wat wordt het level van in-/outsourcing en waarom?
  3. Wordt gekozen voor een traditioneel contract of een prestatiecontract en waarom?
  4. Voor welke contractduur en verlengingsopties wordt gekozen?
  5. Worden er een of meer percelen gekozen en op welke basis?
  6. Welke prijs-kwaliteitverhouding wordt gekozen?
  7. Overige relevante besluiten gekoppeld aan bedrijfsstrategie aanbestedende dienst.

3. Interne analyse

Tijdens de interne analyse worden de volgende analyses uitgevoerd op basis van
desk- en/of fieldresearch:

  1. Welke gebouwen vallen in/buiten de scope?
  2. Wat zijn de belangrijkste kengetallen van deze gebouwen, zoals vierkante meter, openings- en sluitingstijden, gebruikers en functionaliteit, enzovoort?
  3. Is er beleid op het gebied van schoonmaak? Is dit nog actueel of moet dit herzien worden?
  4. Welk budget is beschikbaar?
  5. Welke schoonmaakgerelateerde klachten en opmerkingen zijn er minimaal de laatste twaalf maanden binnengekomen?
  6. Welke contracten en contractverplichtingen vallen binnen de scope? (Een check met crediteurenbestand is meestal niet overbodig.)
  7. Wat is het overzicht van daadwerkelijke spend en aantal facturen?
  8. Welke overige specifieke informatie is belangrijk voor de organisatie? Bijvoorbeeld beleid facilitair bedrijf, soort en aantal toegepaste werkplekconcepten beleid op het gebied van mvo, sluiting/opening vestigingen, enzovoort.

4. Externe analyse

Tijdens de externe analyse worden de volgende analyses uitgevoerd op basis van
desk- en/of fieldresearch:

  1. Wat is de omvang van de branche? Welke macro-economische trends en bijzondere kenmerken zijn merkbaar?
  2. Welke kostenniveaus zijn gebruikelijk binnen de markt?
  3. Hoe ziet het businessmodel van leveranciers eruit (opbouw kostenstructuren)?
  4. Welke branchespecifieke trends en ontwikkelingen zijn merkbaar?
  5. Welke leveranciers en intermediairs zijn actief en aan welke kenmerken voldoen deze?
  6. Welke keurmerken en certificaten zijn gebruikelijk?
  7. Welke kwaliteitsmeetsystemen zijn aanwezig?
  8. Is er wet- en regelgeving waar expliciet rekening mee gehouden moet worden?
  9. Welke best en bad practices zijn er in de markt?
  10. Hoe doen anderen het?
  11. Welke valkuilen zijn er? Is er iets te leren uit jurisprudentie?

Succes met het uitvoeren van uw schoonmaakaanbesteding, heeft u extra vragen of begeleiding nodig stuur ons een berichtje en wij kunnen altijd vrijblijvend een paar tips geven.

Jeroen van Denderen

Jeroen@doordenderen.nu

http://www.doordenderen.nu

http://www.defacilitairecooperatie.nl

Met dank aan FMN magazine